残業を頼まれたら、断るか引き受けるかを決める前に、「なぜ今・どこまで・いつまで」を聞いてみる。引き受けるなら、終わりの形を自分から提案して動く。無理なときは、理由と、できればかわりの案を言う。これが、この記事でいちばん伝えたいことです。
この記事は、残業を考えるシリーズの3本目で、残業を頼まれる側の若手に向けて書きました。「断っていいの？」「引き受けるべき？」と迷っている人に読んでほしいです。1本目と2本目を読んでいなくても大丈夫です。
先に断っておくと、残業への考え方は人それぞれです。「稼げるなら、なんでもやります！」という人もいて、それも一つの考え方だと思います。この記事は、迷っている人向けの話です。
私は前の職場の若手時代、頼まれる側として残業をしてきました。今は、後輩に伝える側でもあります。両方の目で、できるだけ正直に書いていきます。
この記事でわかること
- 頼まれたとき、断る前に聞きたい3つのこと（と、その聞き方）
- 引き受けるときの「終わりの形」の決め方と、断るときの言い方
- 上手に残業するための、3つの小さな技術
結論：断る前に、聞く
残業を頼まれると、頭の中が「はい」か「いいえ」の2択になりがちです。でも、その間にもうひとつ、手があります。それが「聞く」ことです。
聞くのは、なぜ今（今日やる必要がある理由）、どこまで（どこまでやれば終わりか）、いつまで（今日だけか、続くのか）の3つです。これが分かるだけで、引き受けるにしても断るにしても、返事の中身が変わります。
3つの返し方を、表にまとめました。例は、よくありそうな場面で作った架空のものです。
| 聞かずに引き受ける | 聞いて引き受ける | 理由と代案で断る | |
|---|---|---|---|
| 返事の例 | 「はい、やります」 | 「どこまでやれば大丈夫ですか？ この検査までですね。そこまでやって上がります」 | 「今日は家の用事があって残れません。明日の朝一番で、続きをやります」 |
| 起きやすいこと | 終わりが見えず、帰る時間も、そのあとの予定も立てにくい | 終わりの形が決まるので、段取りを組んで動ける | 事情と埋め合わせが伝わり、相手も次の手を考えやすい |
| 気をつけること | 気持ちがついてこないまま、長引きやすい | 言われた範囲を超えて、ひとりで抱え込まない | 断れるかどうかは条件しだい。普段の仕事は終わらせる |
この表を、次の章から1つずつ見ていきます。まずは、聞くところからです！
聞いていい：ただし、聞き方がある
前の職場で若手だったころは、残業を頼まれたら「はい」の一択でした。それでも、理由と終わりが見える頼まれ方のほうが、ずっと動きやすかったのを覚えています（頼む側の目線は【残業の話②】に書きました）。
頼む側が、いつも言ってくれるとは限りません。言ってくれなかったときは、頼まれる側から聞けばいいのだと、私は思います。
聞くのは、断るためではありません。仕事を正しく受け取るためです。聞きやすさは職場ごとに違うので、無理のない言い方でかまいません。
聞き方のコツは、作業と時間の両方を聞くことです。「どこまでやれば大丈夫ですか？」で作業の範囲を、「何時ごろまでになりそうですか？」で時間の見通しを。どちらも、段取りを組むために必要な質問です。「何時まで？」だけだと早く帰りたい人に聞こえることがあるので、「どこまで」とセットで聞くと、やる気があったうえでの確認だと伝わりやすいと思います。
- 「今日は、どこまでやれば大丈夫ですか？」（どこまで）
- 「間に合わせたいのは、明日の朝の分ですか？」（なぜ今）
- 「何時ごろまでになりそうですか？ 今日だけでしょうか？」（いつまで）
3つ全部を聞かなくても大丈夫です。まず「どこまでですか？」の1つだけでも、返ってくる答えが変わってくると思います！
引き受けるなら：終わりの形を、自分から提案する
聞いても、終わりがはっきりしないことがあります。そのときは、終わりの形を自分から提案して、先輩に確認します。
たとえば「この検査が終わるところまでやって、今日は上がります。延びそうなら、途中で声をかけます」。これも架空の例ですが、言うことは3つだけです。どこまでやるか、そこで上がること、延びそうなら途中で知らせることです。
終わりの形が決まると、自分で段取りを組めます。先にこの作業を片づけて、最後に引き継ぎのメモを書こう、と順番を考えられるんですよね。
先輩から「それなら、もうひとつだけ頼む」と返ってくることも、あるかもしれません。そのときも慌てなくて大丈夫で、もうひとつの分の終わりの形を、同じように聞けばいいだけです。
ただし、一方的に決めて帰るのではありません。「この形でいいですか？」と確認して、先輩が「もう少し頼む」と言うなら、そこで相談します。決めた終わりは、自分から出した約束なので、守れそうにないときは早めに伝えましょう！
無理なときの断り方：理由と、かわりの案
まず、2つの場面を分けて考えます。ひとつは、突発で追加の残業を頼まれた場面。体調や家の事情で無理なら、理由と、できればかわりの案を言って断ってかまいません。もうひとつは、自分の普段の仕事が定時までに終わらない場面。こちらは、黙って帰らずに、先輩に進み具合を報告して相談します。
引き受けられない日もあります。体調、家族の予定、通院、前から決まっていた約束。そんなときは、理由と代案（かわりの案）をセットで言うと、相手も次の手を考えやすくなります（無理なときは、代案がなくても大丈夫です）。
- 「今日は家の用事があって、残れません。明日の朝一番で、続きをやります」
- 「今日は難しいのですが、30分だけなら大丈夫です。そこまでで、どうでしょうか？」
理由は、細かく話さなくてもいいと思います。「どうしても外せない用事があって」で伝わる場合も多いです。職場によって違うので、言いやすい形で。
断れるかどうかは、命令の条件と本人の事情しだいです。断れる・制限できる場面（育児・介護中の人、妊産婦など）と、その手続きは、【残業の話①】にまとめました。「その場で断れる」とは限らない点も、そこに書いています。
もうひとつ、断ることと、終わっていないのに黙って帰ることは、別物です。今の職場でも、後輩には「普段やらなければいけないことが終わっていないなら、手伝うから残業しよう」と伝えています。終わっていないのに、相談も報告もせずに帰ってしまう、という無責任にはなってほしくないからです。
ただし、毎日終わらないのなら、それは本人の力不足ではなく、仕事の量や段取りの問題です（【残業の話②】に、頼む側が見直すこととして書きました）。その場合は、「このところ残業が続いています。仕事の量か段取りを、一緒に見てもらえませんか？」と、困りごととして相談しましょう。
上手に残業する、3つの小さな技術
残業を減らすのも、残業するときのムダを減らすのも、少しのコツです。どれも、特別な技術ではありません。
- 朝のうちに、今日の残りを見る。始業後の早い時間に、今日の量と終わりそうな時刻をざっと見ておきます。予定のある日は、前の日までに伝えておくと、頼まれるときに話が早いです。
- 終わりを先に言う。「ここまでやって上がります」と、はじめに伝えてから動きます。
- 帰る前に、次の人へメモを残す。どこまで終わったか、次に何をするか、注意点を1枚にします。翌朝の人が迷わないだけで、次の日の残業も減ります。
職場によって、道具も流れも違います。この中から、使えそうなものだけ試してもらえれば十分です！
まとめ：次に残業を頼まれたら、この順番で！
【残業の話①】は、法律で決まっていること。【残業の話②】は、頼む側の伝え方。この③は、頼まれる側の動き方です。
法律は「できる条件と限界」を決め、頼む側は「納得して動ける理由」をつくり、頼まれる側は「聞く・決める・伝える」で、自分を守りながら動く。三つがそろうと、同じ残業でも中身が変わると、私は思っています。
「残業は成長になるのか」「体と家庭を壊さない線はどこか」という、もうひとつ大事な話は、次の記事で書きます。
- 頼まれたら、まず聞く。なぜ今・どこまで・いつまで、のどれか1つからでかまいません。
- 引き受けるなら、終わりの形を自分から提案する。「ここまでやって上がります」と伝えて、確認します。
- 無理なら、理由とかわりの案を言う。普段の仕事は、終わらせたうえで。
- 残業が続くなら、段取りの問題として相談する。本人の頑張りの問題にしません。
以上、ご安全に！！
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