Excelの画面を開いたまま、カーソルだけが点滅している時間ってありませんか。「この計算、どの関数を使えばいいんだっけ」と、手が止まってしまう瞬間です。私も検査記録や工数（こうすう）（作業にかかる時間や人数）の計算でExcelを毎日のように触っています。何年も使っているので簡単な関数はさすがに覚えましたが、少し複雑な組み合わせになると、今でも手が止まります。それでも今は、AIに日本語で「やりたいこと」を伝えるだけで、式が返ってくるようになりました。今日はその話を、実際につまずいた場面も含めて書いてみます。
この記事でわかること
- 関数の名前を知らなくても、日本語で頼めば式になること
- 関数を組み合わせた式のエラーで手が止まった、私の実際のつまずき
- 仕事中はCopilot、普段はChatGPT・Claudeという使い分けのリアル
私のExcel事情──検査記録、工数計算、そして「計算ツール」
前職でも今の職場でも、Excelは手放せない道具です。検査記録をまとめたり、工数を計算したり。数字を扱う仕事をしていると、どうしてもExcelの出番が多くなるんですよね。毎日パパッと入力するだけの日もあれば、新しい表を一から組み立てなければいけない日もあって、後者の日はだいたい関数選びで手が止まります。
少し変わったところでは、論文に載っていた計算式をもとに、数値を入れれば答えが出るツールを、前の職場で自分で作ったこともあります。機械の安全カバーの設計で、万が一部品が飛んできても貫通しないかどうかを、論文の式を使って計算するツールでした。論文に書いてある式は、当然ですが数式のまま載っているだけで、Excelにそのまま貼れるわけではありません。どのセルでどの式を使って、変数をどう計算させるか——そのあたりをあれこれ悩みながら組み立てました。これも今はAIに手伝ってもらいながら形にできる時代になったのは、ありがたいことだと思います。もちろん、安全に関わる計算なので、元の式の根拠や答えの妥当性まで、AIに任せるという話ではありませんよ。
つまずいたのは、関数を組み合わせた式のエラーでした
AIを使うようになってから一番印象に残っているのは、関数を組み合わせた式がエラーになった時のことです。一つひとつの関数は分かるのに、組み合わせて一つの式にした途端、エラーが出て動かない。どこが悪いのか、式をにらんでも見当がつきません。そこでAIに式ごと見てもらったら、原因の候補と直し方を一緒に考えてくれました。
関数の名前を知らなくても、日本語で聞けばいい
AIに聞く時のコツは、関数名を無理に覚えようとしなくていい、ということだと思います。分からない時、私は関数のことをAIによく聞きます。「この列の数字を、条件に合うものだけ合計したい」とか「この式とこの式を組み合わせたいけど、エラーになってしまう」とか、やりたいことをそのまま日本語で伝えるだけでいいんです。式の組み方を聞くだけなら、実際の数値を渡す必要もありません。迷っていた時間は目に見えて減りましたし、関数がある程度分かっていても、組み合わせを考える時間が減る。ここが一番大きいと感じています。
もちろん、返ってきた式をそのまま本番の表に入れるのではなく、まず仮の数字で、狙いどおりの答えになるか確かめてから。式を考える時間はAIが減らしてくれますが、最後に確かめるのは私たち自身です。
職場はCopilot、普段はChatGPT・Claude──使い分けているだけの話
AIを使い始めたのは、今の職場になってからです。前職の頃はまだこれほど身近ではなかったので、時期的なものが大きいと思います。今は仕事中はCopilot、普段はChatGPTやClaudeを使っています。特別な使い分けの理論があるわけではなく、単純に仕事中は会社が使えるようにしてくれているのがCopilotで、普段は自分が使いやすいものを触っている、それだけの話です。
「職場で使えるAI」というのは、意外と大事なポイントだと思っています。どんなに便利なAIでも、会社のパソコンから使えなければ意味がありません。その点、私の職場ではOffice 365と一緒に企業用のCopilotが最初から入っていて、IT部署の管理のもとで使えるようになっています。一般向けのものとは、使える機能や管理のされ方が少し違うようですが、会社が管理してくれている環境で聞ける、というのが何より大きいと思っています。「会社公認で聞ける相棒がいる」だけで、ずいぶん心強いものです。ChatGPTやClaudeのような使い慣れたAIと、職場で用意されているCopilot。どちらも「一緒に考えてくれる相棒」という感覚は同じです。
注意点──社外秘の数値は、そのまま貼らない
ここで一つだけ、注意しておきたいことがあります。検査記録や工数のデータには、社外秘（しゃがいひ）（会社の外に出してはいけない情報）の数値が混ざっていることがあります。といっても、式の組み方を聞くだけなら、そもそも実際の数値は要りません。「この列に数字が入っていて、この条件で合計したい」という説明だけで、AIはちゃんと答えてくれます。動作の確認までAIと一緒にやりたい時は、実際の数値や品番ではなく、仮の数字に置き換えると安心です。気をつけたいのは数字だけではありません。式やシート名、列の見出しに、取引先や製品の名前がそのまま入っていることもあります。式ごと見てもらう時は、そのあたりも当たり障りのない仮の名前に直しておくと、より安全です。
便利だからこそ、つい何でもそのままコピーして貼りたくなる気持ちはよくわかります。ですが、AIに投げた情報がどこにどう扱われるかは、使うサービスや会社のルールによって変わってきます。ここは鵜呑みにせず、必ずご自身の職場のルールを確認してから使ってくださいね。
まとめ──固まる時間より、聞く時間
エラーで固まっていた時間が、今は聞くだけの時間に変わりました。難しい顔でExcelとにらめっこするより、隣の相棒に「これ、どうすればいい？」と聞いてみる。それだけで、作業がずいぶん楽になりました。関数の組み合わせで固まっていた私でも、ここまで楽になりました。検査記録や工数計算のような地味な作業ほど、こういう小さな時短の積み重ねがありがたいなと実感しています。まずは今日手が止まった作業ひとつだけでも、やりたいことをそのまま日本語でAIに伝えてみてはいかがでしょうか。
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以上、ご安全に！！
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